Come gestire il tuo tempo

Gestire il proprio tempo in modo efficace, soprattutto quando si hanno molte cose da fare o che si vogliono fare, è di fondamentale importanza per diversi motivi:

  • Essere sereni in modo da potersi concentrare sulle cose importanti senza paura di dimenticarsi degli impegni e delle necessità.
  • Ottimizzare la propria attenzione per progredire verso i propri obiettivi in accordo con i propri valori.
  • Equilibrare il lavoro e lo svago, per evitare che uno dei due prevalga sull’altro.
  • Adattarsi alla situazione e al contesto.

L’importanza dei fondamentali

E’ facile farsi distrarre della miriade di nuovi gadget o dalle liste di “tips” su come essere più produttivi, o da quel nuovo sistema di time management che promette la luna. Forse avrai già sentito parlare del famosissimo GTD (Getting Things Done), ovvero del sistema di gestione del tempo (d’ora in poi SGT) di David Allen, e se lo conosci con tutta probabilità avrai tentato di implementarlo.

In realtà1 la maggior parte delle persone che tentano di implementare un SGT comprando un nuovo gadget, leggendo l’ultima lista dei “100 suggerimenti per organizzare la propria vita” o cercando di introdurre per esempio il GTD, semplicemente fallisce. Perchè? Secondo me, per diversi motivi:

  • Il più delle volte perchè manca la conoscenza dei fondamentali, senza i quali qualsiasi suggerimento è inutile (non si sa come, quando e dove applicarlo per ottenere il massimo beneficio).
  • Si parte dalla soluzione (un gadget o sistema) e si cerca di adattarlo alla propria situazione, il più delle volte fallendo perchè si tratta di una soluzione non molto adatta al proprio contesto.
  • Essendo un SGT un processo e un insieme di abitudini, qual’ora queste abitudini siano troppo lontane dalle proprie è molto più facile non riuscire ad applicare correttamente il sistema.

Un SGT completo è composto da due elementi fondamentali:

  • Un elenco di cose da fare, impegni e scadenze.
  • Un insieme di pratiche2 per lavorare con tale elenco.

Ma non esiste un insieme di pratiche o un processo adatto ad ogni occasione, il contesto regna sovrano. Il GTD è un SGT particolarmente adatto ai manager, ma potrebbe non essere adatto alla tua situazione. DIT potrebbe essere la soluzione perfetta per il tuo stile di vita, ma anche no.

Come se non bastasse, capita che il contesto cambi nel corso del tempo: un nuovo lavoro, una promozione, la nascita di un figlio, ecc. Perciò la ricerca dell’elusivo “sistema universale” diventa praticamente senza fine.

“Considera sempre il contesto.” -Andy Hunt

Verso un sistema personale di gestione del tempo

Quando si tenta di implementare un SGT creato da qualcun altro3: o si ha la fortuna di aver trovato un sistema che si adatta bene alla propria situazione personale, oppure (nella maggior parte dei casi) si fallisce e si ritorna alle proprie vecchie abitudini.

La soluzione, a mio avviso, consiste nel creare un proprio personale SGT concentrarsi sui fondamentali e praticarli con costanza4. Per fare questo occorrono due ingredienti:

  • La consapevolezza della propria situazione: contesto, esigenze, obiettivi, abitudini, temperamento, ecc.
  • La conoscenza dei fondamentali: pratiche di base e strumenti.

Avendo questi ingredienti e praticandoli, sperimentando e misurando, si diventa in grado di gestire il proprio tempo nel modo più efficace possibile (per sè). Non solo, ma utilizzando i fondamentali come metro per la diagnosi della propria situazione, si diventa in grado di adattare il proprio sistema alla situazione presente senza legarsi ostinatamente ad un metodo preconfezionato.

“Conoscere non è abbastanza, dobbiamo applicare. Volere non è abbastanza, dobbiamo fare.” -Johann Wolfgang von Goethe

I Fondamentali

Ok, tutto questo discorso è molto interessante, ma quali sono queste benedette basi? Mescolando la mia esperienza personale con quella di Francis Wade emergono questi elementi:

  1. Cattura: le cose da fare, gli impegni, ecc. vanno raccolti in pochi posti facilmente accessibili e conservati per poco tempo. E’ bene anche avere un unico strumento/posto da portarsi sempre dietro nel quale annotare idee, pensieri, progetti e cose da fare. Evita di tenere le cose a mente: saresti continuamente stressato per la paura di scordarti qualcosa di importante.
  2. Processa: rivedi spesso e con regolarità le cose che hai catturato e decidi immediatamente cosa farne, per evitare che si accumulino.
  3. Elimina: molto spesso ci vengono in mente idee e cose da fare che dopo poco tempo si rivelano non essere affatto così pressanti nè importanti. E’ di grande importanza scorrere spesso le cose che ti sei annotato ed eliminare aggressivamente quelle non più utili o importanti per i tuoi.
  4. Agisci: le cose da fare che ti sei annotato vanno anche fatte se sono importanti, altrimenti tutto il sistema diventa solo una forma elaborata di procrastinazione. Per ogni cosa da fare, se richiede 2-5 minuti per essere completata falla subito. Se si rivela più complessa del previsto è sempre possibile continuare o pianificarla per un secondo momento. Qui è particolarmente importante l’auto-disciplina.
  5. Programma: usa un calendario per annotare appuntamenti e scadenze (anche auto-imposte, per evitare di procrastinare o di perdere troppo tempo nel perfezionamento). Programma anche pause e periodi di svago, è importante per essere equilibrati ed evitare che il lavoro o lo svago si mangino tutto il tempo a disposizione. Il calendario andrà controllato spesso e prima di fissare ogni appuntamento.
  6. Lista: non è pensabile di inserire tutto nel calendario, quindi è bene avere una o più liste contenenti cosa da fare non vincolate temporalmente. E’ importante tenere conto dei livelli di energia, di motivazione e il contesto5, diversamente si sarebbe “vittime della tirannia del calendario”. Le liste forniscono quindi l’occasione di scegliere che cosa fare sulla base di fattori che il calendario non prende in considerazione.

“Il futuro è ciò che accade mentre siamo occupati a pianificarlo.” -Proverbio ebraico

Strumenti

E’ nella nostra natura pensare che soluzioni complesse siano migliori di quelle semplici, spesso tendiamo a considerare i rimedi semplici come “semplicistici”. Invece, in questo caso, vogliamo:

  • Concentrarci sui fondamentali.
  • Partire dal problema, e utilizzando la nostra conoscenza delle basi trovare la soluzione più adeguata. Non il contrario.

“La vita è molto semplice, ma insistiamo nel renderla complicata.” -Confucio

Ci sono moltissimi strumenti dedicati alla produttività6, ma io ti consiglio la semplicità di carta e penna: un bloc-notes e un calendario. Se ne sentirai l’esigenza, quando avrai utilizzato questi strumenti per almeno un mese, potrai esplorare altri strumenti questa volta con la consapevolezza di ciò che ti serve7.


  1. Non ho dati concreti per sostenerlo ma è l’impressione anche di molte altre persone esperte sull’argomento.
  2. Che costituiscono delle abitudini.
  3. Con le sue proprie esigenze, abitudini e temperamento.
  4. Vedi il Principio di Pareto
  5. In particolare urgenze, mutate priorità, ecc. Non è pensabile di programmare tutto nei minimi dettagli, la realtà smentisce sempre i nostri piani ed è necessario sapersi adattare.
  6. Ad esempio Tadalist, Remember The Milk o anche GMail
  7. Così eviterai di farti distrarre delle roboanti interfacce utente, dalle notifiche via piccione viaggiatore e dalla gestione degli impegni tramite cyclette…

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