Miglior strumento per la produttività: carta e penna

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Foto di Scott Ableman

No, non sono un neo-luddista ma uno che ne ha provate molte e posso dirti con sicurezza che il miglior strumento di produttività che conosco è molto semplice: carta e penna. E anche i post-it! Attualmente ne ho 27 attaccati attorno a me nella mia postazione di lavoro…

Nonostante ci siano tool molto elaborati e potenti, online e non (ad esempio: org-mode ed Evernote), che forniscono alcuni vantaggi rispetto ai miei post-it, ad esempio:

  • Sicurezza: posso fare il backup delle mie note e non rischiare di perderle
  • Condivisione: posso inviarle a chiunque
  • Sincronizzazione: posso farne diverse copie e averle quasi sempre a disposizione in vari dispositivi e online

Nonostante questo, i post-it sono molto più veloci, non mi impongono una struttura e posso piazzarli dove mi pare, senza aver bisogno di avere il pc acceso o essere connesso ad internet. Li posso usare per lasciare biglietti, avvertimenti, organizzare cacce al tesoro e molto altro.

Tra l’altro, spesso faccio dei disegni e degli schemi che mi aiutano a esprimere in modo conciso un’idea che mi è venuta in mente (un’immagine vale più di mille parole!) e farli al computer è molto, MOLTO più scomodo e lento.

Perciò, almeno per il momento (non ho un mac…) lunga vita agli strumenti low-tech!

Bonus: Articolo su Forbes.

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Dormire bene: stop alla difficoltà di addormentamento

L’altro giorno mi è capitato casualmente di sentire alla radio un programma in cui un primario di disturbi del sonno di un ospedale milanese ha parlato del fatto che i disturbi del sonno affliggono un gran numero di persone.

Io stesso ho avuto problemi ad addormentarmi fino a poco tempo fa, quindi in questo post mi concentrerò sul problema della difficoltà di addormentamento.

Gufi e allodole

Una prima distinzione da tenere presente è che le esigenze che riguardano il sonno variano da persona a persona. Da una parte abbiamo esigenze diverse per quando riguarda la durata (in media una persona ha bisogno di 7-8 ore di sonno, ma alcune hanno bisogno anche di 10-11 ore mentre altre sono perfettamente riposate dopo 6 ore), ma anche per quanto riguarda l’orologio biologico.

Il professore ha parlato di gufi, allodole e normali. I gufi sono i classici nottambuli: quelli che non c’è verso che si addormentino presto, che il pomeriggio sono pieni di energia e che al mattino hanno il risveglio parecchio laborioso.

Le allodole al contrario sono i mattinieri: quelli a cui la sera viene sonno presto, e che alla mattina di buon’ora sono già in piedi (relativamente) pieni di energia, già vigili e attenti subito dopo il risveglio. Sono quelli che non riescono a rimanere a letto al mattino e sentono il bisogno di alzarsi.

La difficoltà di addormentamento

Questo problema consiste nell’avere difficoltà ad addormentarsi la sera, indipendentemente dalla stanchezza accumulata. Personalmente mi è successo recentemente di fare esperienza di questo problema, e di riuscire a prendere sonno solo molto tardi nonostante mi coricassi ad un’ora giusta.

Cosa significa? Come si è venuta a creare questa situazione? Gli stati emotivi influenzano il sonno. Quando sei triste, depresso, pieno di pensieri, e anche quando sei molto contento ed eccitato da qualcosa fai fatica a dormire. Questo è precisamente il motivo per cui caffè e the allontanano il sonno: inducono uno stato di eccitazione, il quale inibisce la percezione del sonno e della stanchezza (probabilmente per un fatto di rilascio/inibizione di neurotrasmettitori).

Quando questo succede per diverse notti consecutive, può accadere che si formi una convinzione negativa: quando ti accingi a coricarti cominci a pensare “tanto non riuscirò a prendere sonno”, ed ecco che si crea un’aspettativa che inconsciamente traduciamo in realtà (una cosiddetta profezia autoavverante come la si definisce in ambito psicologico).

A lungo andare quindi la difficoltà di addormentamento diventa una situazione che si auto-alimenta, una situazione cronica.

Come dormire bene

Veniamo alla parte principale del post: i consigli di questo primario su come ricominciare a dormire bene, superando tutta una serie di disturbi del sonno (non solo quelli dell’addormentamento).

  • Mangiare poco prima di coricarsi
  • Niente cibi piccanti la sera
  • Niente televisore/computer prima di coricarsi: evitare il televisore e il computer per circa un’ora prima di andare a dormire. La luminosità dello schermo inibisce il rilascio della melatonina (una sostanza che induce un rallentamento nel metabolismo favorendo lo scivolamento nel sonno).
  • Regolarità nel ciclo dormi-veglia: cercare di andare a dormire e svegliarsi sempre alla stessa ora, anche nei fine settimana. La regolarità consente il formarsi di un’abitudine, a cui l’orologio biologico si adatta predisponendo il corpo al sonno al momento giusto.
  • Ambiente confortevole dedicato (quasi) esclusivamente al sonno: non lavorare stesi a letto, si deve poter creare un’associazione mentale tra la camera da letto e il sonno. Diversamente quando ci si corica possono venire in mente preoccupazioni lavorative, il che ovviamente non aiuta l’addormentamento.

L’aiuto di un amico

Se c’è un compito che devi portare a termine ma che non ti decidi a svolgere, magari perchè noioso, allora c’è una semplice cosa che si può fare per potersi finalmente mettere al lavoro: K. Stone consiglia di chiamare un proprio amico, e l’unica cosa che dovrà fare sarà farti compagnia e assicurarsi che tu faccia quello che devi fare.

Quando si affronta il problema della procrastinazione, significa che non c’è abbastanza motivazione e la presenza dell’amico è un utile incentivo in questo senso.

La risposta alla disorganizzazione: wiki!

Inutile dire che se vuoi essere libero di concentrarti sulle tue passioni e sul tuo lavoro, tutte le informazioni che ti servono devono essere facilmente accessibili. Quante volte ti è successo di sprecare un mucchio di tempo a cercare tra le montagne di carte sulla tua scrivania un documento, o tra le migliaia di file del tuo hard-disk? Appunti, numeri di telefono, libri da leggere, gestione del budget, i progetti, gli obbiettivi mensili, ecc. Il problema è trovare un buon posto per tenere tutte queste informazioni.

Se vuoi essere ben organizzato, allora tieni tutte le informazioni che ti servono in un solo posto (a al massimo in pochi). Un tool perfetto per questo scopo è un wiki.

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Come semplificare la propria digital-life

Se è vero che l’informatica e la rete possono essere un mezzo di espressione, quindi in definitiva uno strumento, dobbiamo evitare di farci dominare da esso. E’ una battaglia per riprendersi il proprio tempo. Occorre concentrarsi sull’obbiettivo, non sul mezzo per ottenerlo!

Dai un’occhiata alla tua giornata-tipo: se passi la maggior parte di essa su internet (e non lavori nel campo), sei pieno di account su siti di reti sociali (facebook, myspace, flickr, ecc.) ed il tuo hard-disk è pieno di documenti che, pensandoci bene, non userai mai o che richiederebbero un anno intero per essere letti, ti do una notizia: la tua “digital-life” è piena di paccottiglia.

Leo Babauta sul suo ZenHabits, suggerisce una semplice cura che vorrei riassumere qui.

Si tratta di una serie di accorgimenti:

  • Fai una bella “pulizia di primavera”: prenditi del tempo (per esempio 30 minuti al giorno) nel quale eliminare tutto ciò che non è importante. Ripulisci i file dall’hard-disk, elimina bookmarks, elimina vecchie email, riduci il numero di account che possiedi.
  • Mira a semplificare: quando hai qualcosa che potresti archiviare, invece di domandarti se ti serve, domandati se la puoi cancellare. Devi semplificare, non complicare. E’ un cambiamento di mentalità.
  • Abituati a fare delle pulizie periodiche: proprio come occorre pulire regolarmente la propria casa, occorre eliminare le cose non necessarie dalla tua “casa digitale”.

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L’ossessione dell’organizzazione

Una riflessione sui sistemi di organizzazione. Ne esistono molti, ed il più famoso è senz’altro il GTD di David Allen. In rete è possibile trovare un gran numero di entusiasti che lo utilizzano e persino alcuni che vi hanno dedicato interi blog. Ma siamo davvero sicuri dell’utilità di questi sistemi? Non è che forse ci si sta ancora una volta fossilizzando sui mezzi invece che sullo scopo?

Se ti trovi bene, ottimo! Non sprecare tempo con questo post. Ma se senti che l’organizzazione delle tue attività è diventata una fonte di stress e ti porta via una parte importante del tuo tempo, è ora di ripensare la tua produttività. E’ necessario concentrarsi sui risultati, non sul mezzo per ottenerli.

Le premesse fallaci dalle quali solitamente si parte, sono che l’essere umano medio non ha capacità di organizzazione, e che un sistema ben congegnato in ogni suo aspetto, permetterà di portare a termine tutte le proprie attività in maniera rapida e indolore. In realtà, bastano pochi semplici accorgimenti per evitare di perdere tempo. Ecco perchè basta un sistema veramente minimo: ad esempio un blocco note, una lista di obbiettivi giornaliera e un calendario.

La parola d’ordine dev’essere quindi questa: semplificare!

Riscoprire le proprie passioni

Succede spesso che impariamo fin da bambini a nascondere le nostre vere passioni e talenti, in favore di ciò che è “socialmente accettabile”. Potremmo essere stati contagiati dalle aspettative dei nostri genitori, o indotti erroneamente a credere da chi ci sta intorno e dagli stereotipi della società, che la nostra “vocazione” sia inutile, deprecabile o peggio pericolosa.

Il complesso delle tue passioni e talenti determina quella che potrei chiamare “vocazione” (non in senso religioso). E’ come una voce che quando eri piccolo ti parlava forte e chiaro, ma crescendo si affievolisce sempre di più. In alcuni viene soppressa così fortemente, che diventa estremamente difficile riportarla in superficie, mentre in altri si è conservata intatta e cristallina.

Troppo spesso ci sentiamo inprigionati da lavori totalmente insoddisfacenti, e di tanto in tanto molti sentono il desiderio di rientrare dopo tanto tempo in contatto con sè stessi. Molti si sentono come se stessero vivendo la vita di qualcun’altro. E questo perchè abbiamo rinunciato a essere noi stessi, e inseguiamo sogni che non sono i nostri.

Come ritrovare sè stessi? E’ un concetto molto ampio, ma interpretato magistralmente da Robbin Williams in “Dead Poet’s Society”: “Figlioli, dovete combattere per trovare la vostra voce! Più tardi cominciate a farlo, e più grosso è il rischio di non trovarla affatto!”

Se vuoi approfondire, consiglio questa serie di post di Michelle Martin su Pick The Brain. Potrei anche pubblicare qui le traduzioni… Consiglio anche il libro di Naomi Stephan.