Consigli sull’organizzazione

In uno dei vari blog che seguo, ho scovato un bell’articolo che tenta di sfatare 7 miti sul diventare organizzati ed ho deciso di riproporne un’elaborazione in chiave positiva (dicendo “è così” invece di “NON è così”, dal punto di vista psicologico secondo me è la cosa migliore).

Il messaggio principale dell’articolo è essenzialmente questo: nonostante tutto l’interesse, l’entusiasmo e la miriade di strumenti e sistemi di organizzazione che si possono trovare e implementare, la cosa più importante che occorre fare è cambiare il proprio modo di pensare. Senza l’atteggiamento giusto, qualsiasi strumento e sistema di organizzazione è destinato a fallire ed essere quindi abbandonato.

1. L’organizzazione è prima di tutto un’abitudine

Una nuova app sul tuo smartphone, un nuovo sito, un nuovo blocco note non possono renderti organizzato tanto quanto l’avere un martello non può fare di te un carpentiere. L’essere organizzati è prima di tutto un’abitudine, un processo.

2. Essere organizzati è semplice ma non facile

Qualsiasi sistema di organizzazione può essere ridotto a due passi base:

  1. Stabilire un posto logico per ogni cosa.
  2. Ogni cosa al suo posto, sempre.

La maggior parte dei sistemi di organizzazione si focalizzano sul primo passo ma molto spesso è sul secondo che si “cade”. E qui ritorniamo al fatto che l’organizzazione è un’abitudine che occorre acquisire, ed il modo migliore di farlo è esercitarla con assiduità per un certo periodo di tempo (si, più di una settimana. Probabilmente ce ne vogliono minimo 4).

3. Il sistema migliore è quello che usi con assiduità

Tra la miriade di sistemi di organizzazione che ci sono (GTD, DIT, AF, SF, etc etc), come scegliere quello migliore? La risposta è che non ce n’è uno migliore, ma ce n’è uno più adatto a te. Infatti, il sistema di organizzazione migliore per te è quello che:

  • Ti è utile (ovvero che, per i tuoi scopi, funziona).
  • Ti permette di poterlo utilizzare con costanza (perchè, di nuovo, l’organizzazione è un’abitudine).

In questo caso bisogna essere pragmatici e procurarsi un sistema di questo tipo. Non aver paura di modificare e personalizzare sistemi preesistenti (non prima di averli provati per un pò di tempo così come sono però!). Inoltre, il tuo sistema di organizzazione potrebbe non esistere ancora e potresti essere costretto a inventartelo. Non aver paura a farlo, e condividilo con me 😉

4. Piccoli passi, un passo alla volta

Quando di si tratta di apprendere nuove abitudini e specialmente quando si tenta di sostituire una cattiva abitudine con una migliore, è importante procedere per piccoli passi e con costanza. Specialmente se sei un disordinato cronico, comincia col mettere ordine ad un’area della tua vita e mantieni il tuo sistema semplice. A complicarlo e arricchirlo c’è sempre tempo.

Procedendo in questo modo non correrai il rischio di essere soverchiato dall’entità dello sforzo e sarà molto meno probabile che mollerai tutto per lo scoraggiamento.

5. Adatta il sistema a te ed alla tua vita

La vita richiede di essere flessibili, di adattarsi continuamente al contesto per poter “sopravvivere” senza venirne schiacciati. Le eccezioni ci saranno sempre, non aver paura di piegare le regole di tanto in tanto. Non aver paura di modificare e adattare il tuo sistema di organizzazione: è il sistema che deve adattarsi a te, non viceversa.

Prendi il tuo approccio all’organizzazione come un esperimento scientifico, sii flessibile, sperimenta e adatta il sistema. La realtà e quindi la tua vita sono qualcosa di mutevole, dinamico, e per rispondere e adattarti a questo contesto devi essere flessibile.

6. Essere organizzati è uno stile di vita

Ormai dovrebbe essere chiaro che non avrai mai “finito” con l’essere organizzato, sarà sempre necessario un certo livello di adattamento, perciò è molto importante che un sistema di organizzazione sia sostenibile.

Quando valuti un approccio o uno strumento in questo senso, domandati sempre e risponditi con onestà:

  • Riuscirò davvero a farlo/usarlo con costanza?
  • Sono disposto a mantenere questo sistema, settimana dopo settimana?
  • Anche quando sono stressato, stanco o di fretta?

Queste domande sono molto utili se usate correttamente…

7. Ogni giorno, senza rimandare

Ogni cosa al suo posto, subito (o mettila da parte e sistemala più tardi in un momento prestabilito almeno una volta al giorno). Un errore comune è sopravvalutare il te stesso di domani e pensare che sarà un problema suo… ma non funziona così, purtroppo il tuo “io” di domani sarà uguale a quello di oggi e ugualmente propenso a procrastinare.

Alle persone organizzate non piace l’attività di “mettere via le cose”, piace invece la sensazione di pace e la libertà della mente quando ogni cosa è al suo posto.

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Riordinare con il “metodo della lavagna bianca”

Il caos, il disordine, la scrivania piena zeppa di cose per lo più inutili in realtà il più delle volte distraggono, stressano e diminuiscono la tua produttività. Anche se non te ne rendi conto.

Semplificare e riordinare togliendo il superfluo e lasciando l’essenziale non è sempre facile. Ben presto si presentano i dubbi classici: “posso veramente fare a meno di questo?”, “e se poi me ne pento?”, “forse un giorno mi servirà ancora”. Affrontare questi dubbi alla lunga stanca e potresti scoprire di avere ancora un gran disordine.

Un metodo alternativo è quello di procedere al contrario: togliere tutto di mezzo e tirare fuori solo ed esclusivamente ciò che serve veramente, quando serve. Dopo qualche settimana o mese si può eliminare ciò che è rimasto riposto perchè con tutta probabilità non servirà più.

Effetto collaterale è che con questo atteggiamento (partire da zero e aggiungere solo ciò che è empiricamente necessario) si evita anche di accumulare ulteriore caos in futuro e di spendere soldi inutilmente.

Metodo che già utilizzavo in parte da tempo, ma grazie a Jeffrey Tang per il post.

Come gestire il tuo tempo

Gestire il proprio tempo in modo efficace, soprattutto quando si hanno molte cose da fare o che si vogliono fare, è di fondamentale importanza per diversi motivi:

  • Essere sereni in modo da potersi concentrare sulle cose importanti senza paura di dimenticarsi degli impegni e delle necessità.
  • Ottimizzare la propria attenzione per progredire verso i propri obiettivi in accordo con i propri valori.
  • Equilibrare il lavoro e lo svago, per evitare che uno dei due prevalga sull’altro.
  • Adattarsi alla situazione e al contesto.

L’importanza dei fondamentali

E’ facile farsi distrarre della miriade di nuovi gadget o dalle liste di “tips” su come essere più produttivi, o da quel nuovo sistema di time management che promette la luna. Forse avrai già sentito parlare del famosissimo GTD (Getting Things Done), ovvero del sistema di gestione del tempo (d’ora in poi SGT) di David Allen, e se lo conosci con tutta probabilità avrai tentato di implementarlo.

In realtà1 la maggior parte delle persone che tentano di implementare un SGT comprando un nuovo gadget, leggendo l’ultima lista dei “100 suggerimenti per organizzare la propria vita” o cercando di introdurre per esempio il GTD, semplicemente fallisce. Perchè? Secondo me, per diversi motivi:

  • Il più delle volte perchè manca la conoscenza dei fondamentali, senza i quali qualsiasi suggerimento è inutile (non si sa come, quando e dove applicarlo per ottenere il massimo beneficio).
  • Si parte dalla soluzione (un gadget o sistema) e si cerca di adattarlo alla propria situazione, il più delle volte fallendo perchè si tratta di una soluzione non molto adatta al proprio contesto.
  • Essendo un SGT un processo e un insieme di abitudini, qual’ora queste abitudini siano troppo lontane dalle proprie è molto più facile non riuscire ad applicare correttamente il sistema.

Un SGT completo è composto da due elementi fondamentali:

  • Un elenco di cose da fare, impegni e scadenze.
  • Un insieme di pratiche2 per lavorare con tale elenco.

Ma non esiste un insieme di pratiche o un processo adatto ad ogni occasione, il contesto regna sovrano. Il GTD è un SGT particolarmente adatto ai manager, ma potrebbe non essere adatto alla tua situazione. DIT potrebbe essere la soluzione perfetta per il tuo stile di vita, ma anche no.

Come se non bastasse, capita che il contesto cambi nel corso del tempo: un nuovo lavoro, una promozione, la nascita di un figlio, ecc. Perciò la ricerca dell’elusivo “sistema universale” diventa praticamente senza fine.

“Considera sempre il contesto.” -Andy Hunt

Verso un sistema personale di gestione del tempo

Quando si tenta di implementare un SGT creato da qualcun altro3: o si ha la fortuna di aver trovato un sistema che si adatta bene alla propria situazione personale, oppure (nella maggior parte dei casi) si fallisce e si ritorna alle proprie vecchie abitudini.

La soluzione, a mio avviso, consiste nel creare un proprio personale SGT concentrarsi sui fondamentali e praticarli con costanza4. Per fare questo occorrono due ingredienti:

  • La consapevolezza della propria situazione: contesto, esigenze, obiettivi, abitudini, temperamento, ecc.
  • La conoscenza dei fondamentali: pratiche di base e strumenti.

Avendo questi ingredienti e praticandoli, sperimentando e misurando, si diventa in grado di gestire il proprio tempo nel modo più efficace possibile (per sè). Non solo, ma utilizzando i fondamentali come metro per la diagnosi della propria situazione, si diventa in grado di adattare il proprio sistema alla situazione presente senza legarsi ostinatamente ad un metodo preconfezionato.

“Conoscere non è abbastanza, dobbiamo applicare. Volere non è abbastanza, dobbiamo fare.” -Johann Wolfgang von Goethe

I Fondamentali

Ok, tutto questo discorso è molto interessante, ma quali sono queste benedette basi? Mescolando la mia esperienza personale con quella di Francis Wade emergono questi elementi:

  1. Cattura: le cose da fare, gli impegni, ecc. vanno raccolti in pochi posti facilmente accessibili e conservati per poco tempo. E’ bene anche avere un unico strumento/posto da portarsi sempre dietro nel quale annotare idee, pensieri, progetti e cose da fare. Evita di tenere le cose a mente: saresti continuamente stressato per la paura di scordarti qualcosa di importante.
  2. Processa: rivedi spesso e con regolarità le cose che hai catturato e decidi immediatamente cosa farne, per evitare che si accumulino.
  3. Elimina: molto spesso ci vengono in mente idee e cose da fare che dopo poco tempo si rivelano non essere affatto così pressanti nè importanti. E’ di grande importanza scorrere spesso le cose che ti sei annotato ed eliminare aggressivamente quelle non più utili o importanti per i tuoi.
  4. Agisci: le cose da fare che ti sei annotato vanno anche fatte se sono importanti, altrimenti tutto il sistema diventa solo una forma elaborata di procrastinazione. Per ogni cosa da fare, se richiede 2-5 minuti per essere completata falla subito. Se si rivela più complessa del previsto è sempre possibile continuare o pianificarla per un secondo momento. Qui è particolarmente importante l’auto-disciplina.
  5. Programma: usa un calendario per annotare appuntamenti e scadenze (anche auto-imposte, per evitare di procrastinare o di perdere troppo tempo nel perfezionamento). Programma anche pause e periodi di svago, è importante per essere equilibrati ed evitare che il lavoro o lo svago si mangino tutto il tempo a disposizione. Il calendario andrà controllato spesso e prima di fissare ogni appuntamento.
  6. Lista: non è pensabile di inserire tutto nel calendario, quindi è bene avere una o più liste contenenti cosa da fare non vincolate temporalmente. E’ importante tenere conto dei livelli di energia, di motivazione e il contesto5, diversamente si sarebbe “vittime della tirannia del calendario”. Le liste forniscono quindi l’occasione di scegliere che cosa fare sulla base di fattori che il calendario non prende in considerazione.

“Il futuro è ciò che accade mentre siamo occupati a pianificarlo.” -Proverbio ebraico

Strumenti

E’ nella nostra natura pensare che soluzioni complesse siano migliori di quelle semplici, spesso tendiamo a considerare i rimedi semplici come “semplicistici”. Invece, in questo caso, vogliamo:

  • Concentrarci sui fondamentali.
  • Partire dal problema, e utilizzando la nostra conoscenza delle basi trovare la soluzione più adeguata. Non il contrario.

“La vita è molto semplice, ma insistiamo nel renderla complicata.” -Confucio

Ci sono moltissimi strumenti dedicati alla produttività6, ma io ti consiglio la semplicità di carta e penna: un bloc-notes e un calendario. Se ne sentirai l’esigenza, quando avrai utilizzato questi strumenti per almeno un mese, potrai esplorare altri strumenti questa volta con la consapevolezza di ciò che ti serve7.


  1. Non ho dati concreti per sostenerlo ma è l’impressione anche di molte altre persone esperte sull’argomento.
  2. Che costituiscono delle abitudini.
  3. Con le sue proprie esigenze, abitudini e temperamento.
  4. Vedi il Principio di Pareto
  5. In particolare urgenze, mutate priorità, ecc. Non è pensabile di programmare tutto nei minimi dettagli, la realtà smentisce sempre i nostri piani ed è necessario sapersi adattare.
  6. Ad esempio Tadalist, Remember The Milk o anche GMail
  7. Così eviterai di farti distrarre delle roboanti interfacce utente, dalle notifiche via piccione viaggiatore e dalla gestione degli impegni tramite cyclette…

Miglior strumento per la produttività: carta e penna

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Foto di Scott Ableman

No, non sono un neo-luddista ma uno che ne ha provate molte e posso dirti con sicurezza che il miglior strumento di produttività che conosco è molto semplice: carta e penna. E anche i post-it! Attualmente ne ho 27 attaccati attorno a me nella mia postazione di lavoro…

Nonostante ci siano tool molto elaborati e potenti, online e non (ad esempio: org-mode ed Evernote), che forniscono alcuni vantaggi rispetto ai miei post-it, ad esempio:

  • Sicurezza: posso fare il backup delle mie note e non rischiare di perderle
  • Condivisione: posso inviarle a chiunque
  • Sincronizzazione: posso farne diverse copie e averle quasi sempre a disposizione in vari dispositivi e online

Nonostante questo, i post-it sono molto più veloci, non mi impongono una struttura e posso piazzarli dove mi pare, senza aver bisogno di avere il pc acceso o essere connesso ad internet. Li posso usare per lasciare biglietti, avvertimenti, organizzare cacce al tesoro e molto altro.

Tra l’altro, spesso faccio dei disegni e degli schemi che mi aiutano a esprimere in modo conciso un’idea che mi è venuta in mente (un’immagine vale più di mille parole!) e farli al computer è molto, MOLTO più scomodo e lento.

Perciò, almeno per il momento (non ho un mac…) lunga vita agli strumenti low-tech!

Bonus: Articolo su Forbes.

Azioni consapevoli

Ho già parlato delle azioni placebo, cioè di come a volte facciamo cose che non ci avvicinano veramente ad uno scopo prefissato, ma sono solo un modo per procrastinare avendo l’impressione di fare qualcosa di utile.

Il raggiungimento di qualsiasi obiettivo è un percorso fatto di piccoli passi e per evitare di prendersi in giro girandoci attorno senza fare nulla di utile occorrono un paio di cose fondamentali:

  • Coscienza di quello che si sta facendo: pensa a quello che fai! Molto spesso (quasi sempre secondo quanto ho letto), re-agiamo in maniera automatica senza pensare veramente a quello che stiamo facendo con delle reazioni pre-confezionate. Ma queste reazioni potrebbero non essere le più efficaci, quindi il primo passo è rendersi conto di cosa stai facendo e perchè.
  • Pianifica: poco e spesso. Pensa a quali sono i prossimi passi, a cosa puoi fare che ti porti più vicino all’obiettivo.

Le azioni placebo sono dovute al fatto che agiamo senza consapevolezza, uno stato che normalmente nel corso della nostra vita sperimentiamo raramente purtroppo.

Azioni placebo

Per raggiungere qualsiasi obiettivo occorre agire, un passo alla volta. E la scelta di cosa fare è essenziale.

Chi ben comincia è già a metà dell’opera.

Partire è già un grande passo verso il raggiungimento del proprio scopo, ma bisogna fare attenzione a quello che si sceglie di fare perchè non ogni azione è un passo avanti verso la meta. Ci sono molte azioni che sembrano un progresso ma non sono altro che un placebo per sentirsi meglio con sè stessi.

Ad esempio, se stai cercando di migliorare le tue doti sociali, non lasciare che il leggere consigli a riguardo diventi una scusa per non fare nulla. Se vuoi metterti in forma cominciando a fare attività fisica, comincia con l’andare a correre oggi stesso, non con il comprarti un paio di scarpe da corsa.

Creare un itinerario

Pianificare la strada verso uno scopo, in cui delineare i passi da compiere è molto importante. Ma alla luce delle considerazioni fatte poco fa, non è sufficiente: occorre fare attenzione a tutte quelle attività che danno solo una sensazione di produttività ma che non portano nessun progresso effettivo.

Perciò, qualche suggerimento in proposito:

  1. Definisci con chiarezza e in modo non ambiguo il tuo obiettivo
  2. Fai un elenco dei passi/attività necessarie per raggiungerlo. Non occorre avere un elenco completo, basta avere i primi passi.
  3. Controlla la lista e cerca attività non necessarie e che non contribuiscano direttamente al raggiungimento dell’obbiettivo, e toglile dall’elenco.
  4. Agisci

La parola d’ordine è semplificare!

Organizzazione: una semplice sfida…

Essere organizzati è un ingrediente fondamentale se si vuole avere il controllo del proprio tempo e combinare qualcosa e avere anche del tempo libero da godersi come più ci piace. Essere organizzati aiuta sia il manager superimpegnato a gestire il gran numero di compiti che si trova a dover svolgere, sia il procrastinatore cronico che non riesce a combinare nulla o quasi di utile perdendo tempo in futilità.

Per capire quanto veramente sei organizzato, Mark Forster (un grande esperto di organizzazione e produttività personale, che ha scritto tra gli altri anche il libro “Do It Tomorrow”) ci consiglia un semplice esercizio per capire quanto siamo produttivi e come migliorare la nostra efficienza.

New record!

L’esercizio consiste in una sfida giornaliera in cui si competerai con te stesso per conquistare il maggior numero di punti possibili.

Per conquistare punti, il giorno precedente devi decidere quanti punti vuoi provare a conquistare il giorno successivo, poi scrivi una lista di task (compiti) da svolgere. I compiti della lista devono essere abbastanza definiti da poter dire con sicurezza se li si è portati a termine o meno. Conquisti un punto per ogni task svolto.

Per esempio, se voglio provare a conquistare 3 punti domani scriverò una lista del genere:

  1. Chiamare Frank
  2. Comprare la lavastoviglie
  3. Fare le pulizie in camera da letto

Però c’è una clausola: conquisti i punti scommessi solo se in quel giorno completi TUTTI i task programmati. Nessuna eccezzione!

Questo è normalmente quello che non si fa quando si programma una serie di compiti per il giorno successivo senza pensare di completarli tutti: il risultato è una cattiva pianificazione che molto probabilmente sarà vittima di fattori casuali.

Usa questo esercizio per capire quanti compiti puoi portare a termine in un giorno. Parti con pochi -anche con uno- e gradualmente aumenta il numero di task (punti) quindi la tua capacità di sfruttare il tuo tempo, fino ad arrivare al punto di avere una lista sufficientemente lunga con la ragionevole sicurezza di portarla a termine.

Un’ultima raccomandazione: svolgi i compiti preventivati come prima cosa (per quanto possibile) il giorno successivo, dimentica la procrastinazione! Avrai tutto il tempo libero che vuoi dopo aver fatto quello che ti eri prefisso.