Consigli sull’organizzazione

In uno dei vari blog che seguo, ho scovato un bell’articolo che tenta di sfatare 7 miti sul diventare organizzati ed ho deciso di riproporne un’elaborazione in chiave positiva (dicendo “è così” invece di “NON è così”, dal punto di vista psicologico secondo me è la cosa migliore).

Il messaggio principale dell’articolo è essenzialmente questo: nonostante tutto l’interesse, l’entusiasmo e la miriade di strumenti e sistemi di organizzazione che si possono trovare e implementare, la cosa più importante che occorre fare è cambiare il proprio modo di pensare. Senza l’atteggiamento giusto, qualsiasi strumento e sistema di organizzazione è destinato a fallire ed essere quindi abbandonato.

1. L’organizzazione è prima di tutto un’abitudine

Una nuova app sul tuo smartphone, un nuovo sito, un nuovo blocco note non possono renderti organizzato tanto quanto l’avere un martello non può fare di te un carpentiere. L’essere organizzati è prima di tutto un’abitudine, un processo.

2. Essere organizzati è semplice ma non facile

Qualsiasi sistema di organizzazione può essere ridotto a due passi base:

  1. Stabilire un posto logico per ogni cosa.
  2. Ogni cosa al suo posto, sempre.

La maggior parte dei sistemi di organizzazione si focalizzano sul primo passo ma molto spesso è sul secondo che si “cade”. E qui ritorniamo al fatto che l’organizzazione è un’abitudine che occorre acquisire, ed il modo migliore di farlo è esercitarla con assiduità per un certo periodo di tempo (si, più di una settimana. Probabilmente ce ne vogliono minimo 4).

3. Il sistema migliore è quello che usi con assiduità

Tra la miriade di sistemi di organizzazione che ci sono (GTD, DIT, AF, SF, etc etc), come scegliere quello migliore? La risposta è che non ce n’è uno migliore, ma ce n’è uno più adatto a te. Infatti, il sistema di organizzazione migliore per te è quello che:

  • Ti è utile (ovvero che, per i tuoi scopi, funziona).
  • Ti permette di poterlo utilizzare con costanza (perchè, di nuovo, l’organizzazione è un’abitudine).

In questo caso bisogna essere pragmatici e procurarsi un sistema di questo tipo. Non aver paura di modificare e personalizzare sistemi preesistenti (non prima di averli provati per un pò di tempo così come sono però!). Inoltre, il tuo sistema di organizzazione potrebbe non esistere ancora e potresti essere costretto a inventartelo. Non aver paura a farlo, e condividilo con me😉

4. Piccoli passi, un passo alla volta

Quando di si tratta di apprendere nuove abitudini e specialmente quando si tenta di sostituire una cattiva abitudine con una migliore, è importante procedere per piccoli passi e con costanza. Specialmente se sei un disordinato cronico, comincia col mettere ordine ad un’area della tua vita e mantieni il tuo sistema semplice. A complicarlo e arricchirlo c’è sempre tempo.

Procedendo in questo modo non correrai il rischio di essere soverchiato dall’entità dello sforzo e sarà molto meno probabile che mollerai tutto per lo scoraggiamento.

5. Adatta il sistema a te ed alla tua vita

La vita richiede di essere flessibili, di adattarsi continuamente al contesto per poter “sopravvivere” senza venirne schiacciati. Le eccezioni ci saranno sempre, non aver paura di piegare le regole di tanto in tanto. Non aver paura di modificare e adattare il tuo sistema di organizzazione: è il sistema che deve adattarsi a te, non viceversa.

Prendi il tuo approccio all’organizzazione come un esperimento scientifico, sii flessibile, sperimenta e adatta il sistema. La realtà e quindi la tua vita sono qualcosa di mutevole, dinamico, e per rispondere e adattarti a questo contesto devi essere flessibile.

6. Essere organizzati è uno stile di vita

Ormai dovrebbe essere chiaro che non avrai mai “finito” con l’essere organizzato, sarà sempre necessario un certo livello di adattamento, perciò è molto importante che un sistema di organizzazione sia sostenibile.

Quando valuti un approccio o uno strumento in questo senso, domandati sempre e risponditi con onestà:

  • Riuscirò davvero a farlo/usarlo con costanza?
  • Sono disposto a mantenere questo sistema, settimana dopo settimana?
  • Anche quando sono stressato, stanco o di fretta?

Queste domande sono molto utili se usate correttamente…

7. Ogni giorno, senza rimandare

Ogni cosa al suo posto, subito (o mettila da parte e sistemala più tardi in un momento prestabilito almeno una volta al giorno). Un errore comune è sopravvalutare il te stesso di domani e pensare che sarà un problema suo… ma non funziona così, purtroppo il tuo “io” di domani sarà uguale a quello di oggi e ugualmente propenso a procrastinare.

Alle persone organizzate non piace l’attività di “mettere via le cose”, piace invece la sensazione di pace e la libertà della mente quando ogni cosa è al suo posto.

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